Foire Aux Questions "IFS"

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Quels sont les objectifs de cette certification ?

Les membres de la fédération allemande des distributeurs (HDE) et ceux de son homologue française (FCD) ont créé un référentiel de qualité et de sécurité des aliments pour les produits alimentaires sous marque de distributeur, appelé l'International Food Standard (IFS), conçu pour permettre l'évaluation des niveaux de qualité et de sécurité des fournisseurs de produits alimentaires sur la base d'une approche uniforme. 

Les objectifs premiers du référentiel IFS sont : 
- d'établir un référentiel commun, avec un système d'évaluation uniforme
- de travailler avec des organismes de certification accrédités et des auditeurs qualifiés
- d'assurer la transparence et la possibilité de comparaison tout au long de la chaîne d'approvisionnements
- de réduire les coûts et le temps liés aux audits, tant pour les distributeurs que pour les fournisseurs.

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Quand l'IFS deviendra-t-il obligatoire ? pour qui ? par qui ? Et si on s'en passait ? Les fabricants de produits à marques nationales sont-ils concernés ?

L'ensemble des industriels fabricant des produits à marques de distributeurs sont ou seront concernés dans un avenir proche.

Les autres industriels peuvent également demander et obtenir une certification IFS, mais cette démarche reste volontaire. En effet, cette certification sera imposée comme préalable aux industriels fabricant des produits à marques de distributeurs.

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Une société fabrique différents produits, certains uniquement sous leur propre marque, et d’autres sous leur propre marque et sous marque distributeur. Le périmètre devra-t-il comprendre toutes les familles de produits ou seulement celles concernées par la marque distributeur ?

Vous pouvez choisir de n’inclure que le produit concerné par la marque distributeur dans le périmètre de certification mais il faut que toutes les lignes concernées ou pouvant l’être pour cette fabrication soient auditées sans exception. Ex : si vous avez deux lignes de fabrication de whisky, une consacrée à vos produits et l’autre à la marque distributeur, les deux lignes doivent être auditées quand même car on considère que les deux lignes peuvent potentiellement servir à la production de whisky à marque distributeur. Malgré tout, les bureaux de l'IFS encouragent vivement l'audit du site complet, tous produits confondus.

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La certification IFS est-elle obligatoire dans les petites IAA de moins de 15 salariés ?

L'IFS s'applique à tous les fournisseurs de produits MDD, quelle que soit leur taille. Ainsi, même dans le cadre d'une petite structure, si vous travaillez avec la grande distribution allemande, française, italienne, ou si vous souhaitez accéder à ce marché, vous êtes directement concerné et devrez à terme envisager d'obtenir la certification IFS.

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Comment choisir l'organisme certificateur auquel s'adresser ?

Les organismes certificateurs doivent, outre leur accréditation pour la norme EN 45011, être signataires d'une convention avec les propriétaires de l'IFS.

Ces étapes apportent la garantie de leur compétence, de leur indépendance et de la qualification de leurs auditeurs par catégorie de produit.

Chaque industriel candidat à la certification choisit librement l'organisme de son choix dès lors qu'il répond aux conditions décrites ci-dessus.

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Les auditeurs peuvent-ils auditer plusieurs catégories de produits ? Peuvent-ils imposer la langue de travail ?

Les auditeurs sont qualifiés pour une ou plusieurs catégories de produits, parmi les 18 identifiées dans l'IFS.

Ils ne peuvent auditer que sur les catégories pour lesquelles ils sont qualifiés. Tout site industriel candidat est en droit de vérifier cette qualification.

Les auditeurs ne doivent pas avoir enfreint les règles de l'IFS, par exemple en tant que consultants, et ne doivent pas avoir été employés par et/ou pour le compte de la société auditée au cours des 2 années précédentes. Ainsi, aucune relation commerciale et/ou personnelle n'est autorisée entre l'audité et l'auditeur lors du processus de certification.

L'audit doit se dérouler dans une langue maîtrisée par les deux parties. La langue du site industriel prime. Si nécessaire le recours à des traducteurs externes peut être envisagée. En tout état de cause, le rapport est rédigé soit dans la langue de l'audité, soit en anglais. Le comité de certification doit apporter la preuve de la maîtrise de l'une ou de l'autre.

NB : Pour toute autre information, se référer au chapitre « IFS Partie 3.III : Exigences pour les auditeurs » du référentiel.

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Est-ce le même auditeur qui réalise l'ensemble des audits sur un même site ?

Un auditeur peut réaliser au maximum 3 audits de certification consécutifs. Il est impérativement remplacé lors du quatrième audit, mais peut être à nouveau mandaté lors du cinquième audit (à nouveau pour 3 audits consécutifs au maximum).

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Comment savoir si on est prêt pour la certification ? Est-il nécessaire de passer par un audit préalable "à blanc" ?

La méconnaissance du référentiel et une faible préparation peuvent justifier à elles seules un échec à l'audit initial de certification, pour les entreprises disposant de situations théoriquement favorables (certifications de systèmes, de produits.). Pour limiter ceci, le recours à l'audit "à blanc" ou pré-audit est conseillé par les propriétaires de l'IFS car les conditions de préparation, de déroulement et de durée de l'audit sont identiques à un audit de certification. Il s'agit simplement d'une évaluation sans enjeux, permettant des réactions constructives à l'issue de l'audit.

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A propos de l'admissibilité (éligibilité) : des demandes de certifications peuvent-elles être rejetées avant l'audit initial ?

La version 5 du référentiel est dédiée aux fabricants de produits alimentaires. Plusieurs pré-requis semblent indispensables, même si le référentiel ne le stipule pas. Néanmoins les exigences en matière d'organisation, de compétence, de qualité et de traçabilité sont telles que l'absence de réels systèmes de management de la qualité ET de la sécurité (de type Haccp) est rédhibitoire.

Sur ces bases, l'analyse préalable du « dossier de candidature » par le responsable des opérations tiendra compte du niveau de préparation du site industriel concerné. En effet, il est du rôle du certificateur d'orienter les candidats à la certification vers une étape de préparation si elle paraît nécessaire.

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Une date peut-elle être imposée par l'auditeur ? Peut-on auditer un site lorsque les produits concernés n'y sont pas fabriqués ?

La date du premier audit de certification est décidée d'un commun accord. Cette date tient compte de la disponibilité des principales personnes concernées dont la direction et le département qualité, ainsi que des plannings de fabrication : il n'est pas permis d'auditer un site lorsque les produits concernés ne sont pas en fabrication.

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Comment se déroule un audit de certification ?

L'audit est composé des cinq éléments suivants :
- une réunion d'ouverture
- une évaluation de la qualité et de la sécurité des aliments existantes sur la base d'un contrôle documentaire (HACCP, gestion de la qualité)
- une inspection de terrain et des entretiens avec le personnel
- une préparation finale des conclusions tirées de l'audit
- une réunion de clôture.

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Comment l'organisme de certification peut-il garantir que l'auditeur a pris le temps nécessaire pour vérifier l'ensemble des exigences de la grille d'audit IFS ?

Le référentiel IFS version 5 dit que l'organisme de certification doit être capable d'assurer qu'il prend le temps nécessaire pour le mener à bien. L'expérience montre que le temps moyen est d'un jour et demi sur place.

Les paramètres suivants déterminent les durées minimales pour les audits IFS v5 :

Minimum 1,5 jours pour un site qui présente :

- au plus 100 employés et

- au maximum 2 produits d'une même famille et

- au plus 10 000 m² de surface construite et

- au maximum 2 lignes de fabrication

Plus 0,5 jours pour la rédaction du rapport d'audit.

Ces durées n'incluent pas les traductions linguistiques.

Du temps supplémentaire est nécessaire quand l'un de ces paramètres évolue. En cas de non-respect de ces recommandations de durées, l'organisme de certification le justifie sur le rapport d'audit (sur la première page du rapport d'audit, dans le champ "profil de l'entreprise").

Un audit de renouvellement, qui est un audit complet et nouveau, suit les mêmes règles.

Nous vous invitons à nous consulter pour établir votre durée prévisionnelle d'audit.

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Comment organiser l'audit IFS dans le cas d'un produit saisonnier ?

Pour une région déterminée, un produit saisonnier est un produit élaboré à partir d'un produit agricole qui est récolté une fois par an et qui est disponible pour le site de transformation et pour le consommateur uniquement pendant cette période spécifique de récolte.

Si le site de transformation fabrique plusieurs types de produits saisonniers durant une année, et si le process est exactement le même, un seul audit IFS est nécessaire.

Dans tous les cas, le site de fabrication doit être en activité durant l'audit, pour le produit concerné par le champ de l'audit.

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Comment auditer le système de management de la qualité si la démarche processus n'est pas obligatoire ?

En général l’auditeur évalue si les divers éléments du système de management de la qualité sont formalisés, mis en place, actualisés et améliorés de façon continue (responsabilité, autorité, qualification et définition de fonction ; actions en cas de non-conformité ; maîtrise documentaire…). Ces exigences ne font pas l'objet d'une évaluation durant l'audit mais l'approche processus doit tout de même apparaître en toile de fond.

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Par quelles actions peut-on prouver que la direction s'assure que tous les employés sont conscients de leurs responsabilités ?

Tous les moyens de communication et d'évaluation sont acceptables pour évaluer la capacité des personnels à être conscients de leurs responsabilité. Cela peut s'opérer lors des réunions périodiques, des audits internes, des visites de site (les évaluations annuelles), ou par tout système équivalent. La direction doit clarifier le choix des outils et faire en sorte d'en exploiter les résultats.

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L’exigence 4.1.2 précise que la façon dont les modifications des accords contractuels existants qui ont été validées et communiquées doit faire l’objet d’un enregistrement. Que cela signifie-t-il plus précisément ?

La nouvelle formulation est: "Les modifications des accords contractuels, validées et communiquées, doivent faire l'objet d'un enregistrement."

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L’exigence 4.2.5 précise qu’une procédure pour la modification et l’approbation des spécifications pour toutes les parties du process doit exister. Que cela signifie-t-il plus précisément ?

La nouvelle formulation est : "Une procédure pour la modification et l'approbation des spécifications doit exister".

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Existe-t-il des possibilités d'exclure la R&D dans le champ d'audit ? ex : R&D gérée par une autre entité juridique.

La R&D ne peut pas être exclue, même si elle est gérée par le siège. Toutes les informations impactant le site audité doivent être disponibles et auditées le jour de l'audit.

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Comme l'IFS est utilisé au niveau international, comment faire lorsque le client (distributeur) ne comprend pas la langue du rapport d'audit, en particulier des non-conformités identifiées par l'auditeur ?

Dans le cadre de l'internationalisation de l'IFS, et afin d'être compris par tous, une traduction doit être systématiquement effectuée en anglais pour les non-conformités suivantes :

- K.O. évalués avec un B ou un D,

- exigences évaluées avec un C ou un D,

- non-conformité(s) majeure(s).

Les organismes de certification sont responsables de la traduction en anglais des non-conformités pré-citées dans le plan d'actions.

La traduction doit être effectuée systématiquement sur la version originale du rapport d'audit, en dessous de chaque phrase dans la langue originale, avant de télécharger le rapport d'audit final sur le portail d'audits.

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Doit-on avoir des analyses prouvant la présence ou l'absence de contamination croisée par les allergènes ?

Le référentiel ne l'exige pas, mais cela constitue un moyen de vérifier les mesures permettant de limiter la contamination croisée (cf. 4.18.2).

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Qui siège au comité de certification ? Que contrôle-t-il ?

Le comité de certification est une composante essentielle de chaque organisme certificateur. Il est composé de toutes les parties prenantes dans les systèmes ou produits certifiés (collèges industriel et distributeur). Il est l'un des garants de l'impartialité des décisions de certification.  

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Peut-on faire appel d'une décision ? Peut-on changer de certificateur dès lors qu'une première réponse est négative ?

Tout audité peut faire appel d'une décision.

Le certificateur dispose d'une structure d'appel qui peut être saisie par écrit. Toutes les demandes motivées sont recevables et traitées dans les 23 jours suivant leur réception.

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Faut-il une argumentation écrite (et de quelle façon) à chaque fois que le référentiel mentionne le terme "analyses des risques" ; ceci apparaît un peu partout dans le référentiel (environ un trentaine de fois) ?

L’analyse des risques est abordée dans 23 exigences, l’analyse des dangers l’est dans 4 exigences. Dans tous les cas, il faut comprendre "analyse des dangers". A chaque fois que cela est abordé dans le référentiel, il faut le rattacher à l'HACCP et donc le formaliser.

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L’exigence 5.1.2 précise que les audits internes doivent être réalisés au moins une fois par an dans tous les services. Que cela signifie-t-il plus précisément ?

Il s’agit de tous les services évoqués entre l’exigence 1.1 et l’exigence 5.11.3.

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Combien de temps le certificat IFS reste-t-il valide ?

La validité de la certification commence à la date de délivrance du certificat lui-même. Seul l'exemplaire édité par le certificateur fait foi. Les éléments du certificats sont également publiés sur le site internet des propriétaires de l'IFS. L'accès à ces données est du seul ressort du site certifié.

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Quel usage faire du certificat IFS ?

Le certificat IFS est reconnu dans tous les pays où les distributeurs l'ont adopté pour leur propres fournisseurs MDD (Allemagne et France en 2004).

Le site certifié peut faire toute la publicité qu'il juge opportune concernant sa certification, à condition de reproduire intégralement l'intitulé du certificat (dates, libellé, catégories de produits.).

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Quelles sont les modalités d'utilisation du logo IFS pour les fournisseurs de produits alimentaires ?

Téléchargement du logo IFS

Le logo IFS peut être téléchargé sur le portail food-care.info, sur une interface sécurisée réservée aux fournisseurs de produits alimentaires.

Forme, design et couleur du logo IFS

Le logo IFS peut être reproduit uniquement en respectant strictement son échelle, sa forme et sa couleur. Une société certifiée IFS est autorisée à apposer ce logo sur ses documents si et seulement si elle respecte les conditions précisées ci-dessous. Le logo IFS peut être utilisé sous forme imprimée, en version électronique, sur films, à condition que les formes et les formats soient dûment respectés. Ces conditions doivent également être respectées pour les utilisations en formats timbre et cachet.

Abandon d'opinion et d'interprétation etc.

Lorsqu'une société certifiée IFS publie différentes sortes de documents contenant le logo IFS, les opinions et interprétations concernant l'IFS doivent être clairement visibles et identifiés.

Utilisation du logo IFS sur les supports commerciaux

Une société certifiée IFS est autorisée à utiliser le logo IFS à des fins promotionnelles tant que cette utilisation ne s'effectue pas à destination du consommateur final : l'utilisation du logo est autorisée dans le cadre de la correspondance avec des fournisseurs ou des distributeurs mais interdite dans tous les écrits destinés au consommateur final. Par ailleurs, toute utilisation du logo IFS sur les véhicules de transport, les produits alimentaires ou tout support publicitaire à la portée du consommateur final est interdite. Le logo IFS est un moyen de communication entre fournisseurs et distributeurs et ne doit pas être accessible au grand public.

Tous les éléments d'information concernant la certification doivent clairement se référer à l'IFS.

Le logo IFS ne peut pas être utilisé dans des présentations qui n'ont pas de lien évident avec l'IFS.

Autres restrictions d'utilisation du logo

Le logo IFS ne peut pas être utilisé de façon à laisser supposer ou croire que les propriétaires de l'IFS sont responsables du respect des exigences de certification, ainsi que des avis ou des interprétations qui en sont déduits. En cas d'annulation de son certificat IFS, la société auditée doit immédiatement arrêter toute utilisation du logo IFS sur tous ses documents ainsi que toute publication et diffusion de documents et de supports commerciaux comportant le logo IFS, ceci de manière vérifiable.

Le certificat IFS est reconnu dans tous les pays où les distributeurs l'ont adopté pour leur propres fournisseurs MDD (Allemagne et France en 2004).

Le site certifié peut faire toute la publicité qu'il juge opportune concernant sa certification, à condition de reproduire intégralement l'intitulé du certificat (dates, libellé, catégories de produits.).  

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Je suis Directeur Qualité d’une société de conditionnement d’eau de source, nous venons d’être certifiés IFS V 4. Cette certification nous permet-elle de répondre à l’article 3, alinéa a, de l’arrêté du 12 février 2007 relatif aux conditions auxquelles doivent satisfaire les laboratoires réalisant les prélèvements et les analyses de surveillance des eaux en application des articles R.1321-24 et R. 1322-44 du code de la santé publique ?

La certification IFS, quel qu'en soit le niveau, est une certification assimilée de produits. Elle est encadrée par la norme d'accréditation EN 45011. Les certifications de système, dont les systèmes de management de la qualité, sont, elles, encadrées par une accréditation à la norme EN 45012, fusionnée depuis février 2007 dans la norme ISO 17021.
L'article 3 de l'arrêté du 12 février 2007 exige des laboratoires internes qu'ils soient installés sur un site de production ou de distribution d'eau dont le système qualité est certifié. La norme la plus commune de certification des systèmes de management de la qualité est la norme ISO 9001.
Même si l'IFS intègre des exigences de système de management de la qualité dans sa premiètre partie, il n'en est pas moins un référentiel de système de management de la sécurité alimentaire.
Par conséquent, votre certificat IFS ne vous permet pas de vous conformer à l'exigence dudit arrêté. Il vous faut disposer d'une certification ISO 9001 dont la portée englobe l'activité de votre laboratoire.

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Dans quelle mesure les produits de négoce peuvent être ou ne pas être dans le champ d'audit ?

Le périmètre de l'IFS concerne les sites de fabrication. Par conséquent, l'activité de négoce sort du périmètre de l'IFS. Pour un site qui fabrique les produits et gère à la fois des produits de négoce, et si ces produits sont de même nature que les produits faisant l'objet de la certification IFS, la gestion de ces produits de négoce doit être auditée.

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Dans l'IFS v4, il était possible d'exclure des exigences (N/A) si les activités étaient réalisées au siège social. L'IFS version 5 a changé cette approche : toutes les exigences doivent être évaluées sur un site, qu'elles soient gérées ou non par le site.

L'IFS version 4 n'a jamais envisagé la possibilité d'exclure l'évaluation des exigences sur les activités réalisées au siège. L'IFS version 5 ne fait que préciser ce point.

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Les exigences KO peuvent-elles être évaluées comme con applicables ?

 Dans la version 4 de l'IFS, les KO ne pouvaient être évalués qu'avec des notes A, B,ou D. Il existe une exeption à cette règle dans la version 5 du référentiel : l'exigence KO2.1.3.8 sur la suiveillance des CCP peut, en fonction de la société et de la nature des produits fabriqués, ne pas être applicable.En effet si l'entreprise n'a identifié aucun CCP, l'auditeur doit évaluer cette exigence comme NA et doit le justifier dans le rapport d'audit.

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Tous les fournisseurs sont, à leus niveaux respectifs, responsables des produits qu'ils fournissent (produits alimentaires et/ou emballages). Ils doivent ainsi s'assurer que les exigences de l'IFS sur les emballages s'appliquent à leurs produits.

L'exigence 4.5.3 signifie que si des certificats de conformité ne sont pas disponibles (par ex. pour des conteneurs ou des tapis de convoyage anciens), des preuves doivent être fournies, sur la base de l'analyse des dangers. L'exigence 4.5.4 quant à elle précise que selon l'analyse des dangers, des rapports de tests doivent être disponibles pour les matériaux d'emballages qui peuvent avoir un impact négatif sur les aliments. Les fournisseurs doivent alors fournir des informations sur l'utilisation prévue des emballages, il est recommandé de fournir des résutats de tests de migration. Le point 4.5.5 suggère que les sociétés devraient tester leurs emballages sur les produits qu'elles fabriquent.

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Comment faut-il que l'interlocteur IFS soit identifié ?

Au regard des exigences 1.2.2 et 1.2.3, cette information doit être 'clairement établie' et une 'fiche de poste doit exister'.

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L'exigence portant sur l'état des portes dans l'environnement de fabrication précise que les portes doivent se fermer automatiquement. Que cela signifie-t-il ?

Il faut comprendre 'se fermer toutes seules'. Si l'entreprise n'est jamais conforme à cette exigence, l'auditeur a la possibilité, en fonction de son analyse, d'attribuer une non-conformité majeure lors de l'audit suivant.

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L'exigence 3.4.7 précise que lorsque des produits alimentaires hautement périssables sont manipulés, des exigneces supplémentaires doivent être prises concernant l'hygiène de smains. Comment sont définis les 'produits alimentaires hautement périssables' ?

Dans le Règlement Etiquetage, 'hautement perissable' signifie microbiologiquement sensible.

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Le principe du FIFO est-il obligatoire dans le cas des emballages ?

Le FIFO (First In / First Out) ou le FEFO (First Expired / First Out) est valable pour tout.